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湖南科技学院毕业生办理档案转递相关事项须知
来自:站点 时间:2015年06月14日 浏览:126字体大小:
湖南科技学院毕业生办理档案转递相关事项须知
 
(1)回生源地档案:指本人要求回生源地就业的毕业生档案。此类毕业生档案,要求学生本人先到招生就业处办理就业报到证,然后,各系辅导员根据就业单位的具体情况,按“就业报到证”左上角的单位,统一以机要文件的形式寄至生源地档案管理部门。
(2)自带档案:指毕业生暂没有工作单位,而要求自己带走并保管的档案。根据湖南省教育厅毕业生档案管理规定,没有找到就业单位的毕业生原则上本人不能带走档案并由自己保存管理。但由某原因确实要带走档案的,要求其写出申请书,毕业班辅导员签署意见后,须本人到辅导员处领取其毕业档案,并将申请书和本人身份证复印件交辅导员保存。(注:此档案不能代领,且一旦领取,不能再退回学校)
档案自带保管申请书格式:标题为:“申请书”,主体内容为:我是湖南科技学院二O一三届××系××专业××班毕业生,学号:××,根据湖南省教育厅毕业生档案管理规定,档案不能由自己带走并保管,现因××原因,申请档案自己带走并保管,由此造成的麻烦和损失本人负责。落款为:申请人×××以及申请日期和按手印。
(3)有具体就业单位,且用人单位明确要求近期内提取档案的学生,由本人或委托他人来学校提取档案,提取档案的程序:
①本人调档
携带调档函原件(或就业协议书原件及复印件)和本人有效身份证→到辅导员处或档案室办理调档手续
②委托他人调档
当事人写出委托某某调档的委托书原件,并提供身份证复印件和调档函原件给被委托人
→被委托人带本人身份证及复印件和委托人提供的材料到辅导员处或档案室办理调档手续
 
关于开具调档函的说明:
① 就业单位是“国营企业、机关、事业单位”的毕业生,调档函必须由“用人单位人事主管部门出具”;
② 就业单位是“私营或合资企业等”的毕业生,调档函须“委托单位所在地的人才交流中心出具”。 
注:凡不符合以上要求者,不能调档;凡提供造假的委托书,责任自负。
 
(4)本人提取档案后,自己不能拆封。否则,此档案自动失效,责任自负。
(5)考上研究生的毕业生,凭研究生调档函到辅导员处办理调档手续。
(6)7月15日以后,所有毕业生根据提档条件和程序来教务处档案室提取本人档案。(暑假教务处将安排人员值班)
(7)保留在学校的毕业生档案10月后移交至永州市人事局人才交流中心和零陵区人事局人才交流中心,由中心免费代理保管2年。(说明:人才中心免费代理保管的起止年限是毕业当年7月—毕业第三年7月30日, 毕业第三年7月30日后要收取保管费;如要求其开出工龄证明,则还要收取一定费用,此项采取毕业生自愿原则) 
(8)毕业生档案转递信息查询: 7月31日后,毕业生可对其档案转递情况进行查询。具体查询办法:请进入湖南科技学院教务处网站(网址:http://222.243.204.14/jwc)点击首页中“档案查询”查看。(注:含有档案去向地址及联系电话)
(9)特别提醒:毕业生应关注本人档案转递状态,为了防止档案在转递过程中发生丢失,因时间太久而无法查找。请毕业生注意三方面档案转递情况:①回生源地毕业生档案,本人回生源地报到时,及时查询自己档案是否已到达及询问如何调档等事项;②考研学生档案,毕业生报到入学时,及时查询自己档案是否已到达;③辅导员或教务处学生档案邮寄的其它档案,也要落实档案是否到达目的地;上述三类档案,调档毕业生若发现没有到达目的地,请速与辅导员或教务处学生档案室联系。
(10)教务处学生档案室地址:综合行政大楼409    电话:0746-6383991
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